Dokumente durchsuchen
Mitarbeiter öffnen mehrere PDFs, Ordner oder interne Seiten, um eine bestimmte Information zu finden.
KI & Wissenssysteme
Unternehmenswissen finden, ohne lange danach zu suchen.
Wichtige Informationen liegen oft bereits im Unternehmen – verteilt auf Dokumente, Ordner, Wikis oder verschiedene Systeme. Eine KI-Wissensdatenbank kann dieses Wissen gezielt durchsuchbar machen. Mitarbeiter stellen Fragen in natürlicher Sprache und erhalten Antworten auf Basis der vorhandenen Unternehmensinformationen.
Für Unternehmen, deren internes Wissen über Dokumente, Ordner und Systeme verteilt und im Alltag schwer auffindbar ist.
Quellen nachvollziehen · Berechtigungen mitdenken · klar abgegrenzter Anwendungsfall
Die Antwort existiert oft schon. Man muss sie nur finden.
Mit wachsendem Unternehmen wächst auch die Menge an Informationen. Dokumentationen, Richtlinien, Projektdaten und Fachwissen verteilen sich über verschiedene Ablagen und Systeme. Das Problem ist dann nicht fehlendes Wissen. Das Problem ist der Weg dorthin.
Die gleiche Frage wiederholen
Erfahrene Kollegen beantworten immer wieder Fragen, deren Antworten längst in Dokumentationen oder internen Unterlagen stehen.
Informationen zusammensetzen
Die relevante Antwort liegt nicht in einem einzelnen Dokument, sondern verteilt sich auf mehrere Quellen.
Aktuelle Inhalte erkennen
Mehrere Versionen eines Dokuments machen es schwierig zu beurteilen, welche Information tatsächlich gültig ist.
Wissen geht mit Personen verloren
Ein Teil des betrieblichen Wissens steckt in persönlichen Ablagen, E-Mails oder den Köpfen einzelner Mitarbeiter.
Systemgrenzen überwinden
Informationen liegen in unterschiedlichen Anwendungen und müssen heute an mehreren Stellen einzeln gesucht werden.
Fragen stellen. Relevante Informationen finden. Quellen nachvollziehen.
Eine KI-Wissensdatenbank verbindet vorhandene Unternehmensinformationen mit einer einfachen Such- und Frageoberfläche. Dabei geht es nicht darum, ein Sprachmodell „alles wissen“ zu lassen. Die Antworten sollen sich auf die dafür vorgesehenen Unternehmensdaten stützen. Technisch werden solche Systeme häufig mit Retrieval-Augmented Generation (RAG) umgesetzt. Dabei beantwortet das Sprachmodell eine Frage nicht nur aus seinem allgemeinen Trainingswissen, sondern bekommt passende Inhalte aus den vorgesehenen Unternehmensquellen als Kontext. Für den Nutzer ist aber nicht die Abkürzung entscheidend, sondern ob die richtigen Informationen gefunden, nachvollziehbar zitiert und zuverlässig in den Arbeitsablauf integriert werden. KI setzen wir dort ein, wo sie Informationen besser nutzbar macht – nicht dort, wo eine klassische Suche oder klare Prozesslogik ausreicht. Wenn es nicht primär um Wissen, sondern um wiederkehrende Arbeitsschritte geht, ist möglicherweise Prozessautomatisierung die passendere Lösung. Wenn für den Arbeitsablauf eine eigene Anwendung oder Oberfläche benötigt wird, kann das Wissenssystem Teil einer individuellen Softwarelösung werden.
Wissen zentral nutzbar machen
Dokumente und andere Informationsquellen werden so aufbereitet, dass relevante Inhalte gezielt gefunden und für Fragen genutzt werden können.
Antworten mit Quellen
Mitarbeiter erhalten nicht nur eine Antwort, sondern können nachvollziehen, auf welchen Dokumenten oder Informationen sie basiert.
Zugriffe berücksichtigen
Nicht jede Information ist für jeden Nutzer bestimmt. Rollen und bestehende Berechtigungen müssen deshalb Teil des Konzepts sein.
Wo eine KI-Wissensdatenbank sinnvoll sein kann.
Besonders interessant sind Bereiche, in denen regelmäßig auf viele interne Informationen zugegriffen werden muss und die klassische Suche nicht mehr ausreicht.
Interne Richtlinien & Prozesse
Mitarbeiter können Fragen zu Arbeitsabläufen, Vorgaben oder internen Regelungen stellen und die zugrunde liegenden Quellen direkt einsehen.
Produkt- & Fachwissen
Technische Dokumentationen, Produktinformationen oder internes Fachwissen werden schneller auffindbar.
Support & Kundenservice
Mitarbeiter finden relevante Informationen für wiederkehrende Kundenfragen, ohne mehrere Systeme oder Dokumentationen einzeln durchsuchen zu müssen.
Vertrieb & Beratung
Informationen zu Leistungen, Produkten, Projekten oder internen Vorgaben lassen sich schneller für die Vorbereitung von Gesprächen und Angeboten zusammenführen.
Onboarding
Neue Mitarbeiter können selbstständig Antworten auf typische Fragen finden und sich gezielt in Prozesse und Fachthemen einarbeiten.
Projekt- & Unternehmenswissen
Erfahrungen, Dokumentationen und relevante Projektinformationen bleiben leichter auffindbar und nutzbar.
Vorgehen
Erst die Wissensquellen verstehen. Dann KI darauf aufbauen.
Eine gute Wissenslösung beginnt nicht mit dem Sprachmodell. Zuerst muss klar sein, welche Informationen relevant sind, wo sie liegen, wer darauf zugreifen darf und welche Fragen das System tatsächlich beantworten soll. Qualität hängt unter anderem von Datenqualität, Auswahl der Quellen, Aktualität, Berechtigungen, technischem Aufbau und fachlicher Prüfung ab.
- 01
Anwendungsfall eingrenzen
Wir klären, wer das System nutzen soll, welche Fragen im Alltag entstehen und welchen konkreten Aufwand eine bessere Wissenssuche reduzieren soll.
- 02
Quellen & Zugriffe prüfen
Dokumente, Ablagen und Systeme werden betrachtet und es wird festgelegt, welche Informationen genutzt werden dürfen und welche Berechtigungen gelten.
- 03
Wissenssystem aufbauen
Die relevanten Inhalte werden technisch angebunden und für Suche und Antworten auf Basis der vorgesehenen Quellen nutzbar gemacht.
- 04
Mit echten Fragen testen
Das System wird mit realistischen Fragen aus dem Arbeitsalltag geprüft. Antwortqualität, Quellen und Grenzen werden sichtbar gemacht und iterativ verbessert.
Ein Wissenssystem muss nachvollziehbar sein, nicht nur beeindruckend.
Gerade bei internem Unternehmenswissen reicht eine überzeugend formulierte Antwort nicht aus. Entscheidend ist, woher die Information stammt, ob sie aktuell ist und ob der Nutzer überhaupt darauf zugreifen darf. Bengo Studio verbindet dafür technische Umsetzung mit UX & Product Design und einem klar abgegrenzten Anwendungsfall. Bengo Studio ist in Köln ansässig und arbeitet mit Unternehmen in Köln und deutschlandweit.
Quellen statt Blackbox
Antworten sollen dort, wo es sinnvoll ist, auf die zugrunde liegenden Informationen verweisen und überprüfbar bleiben.
Rechte berücksichtigen
Bestehende Rollen und Berechtigungen werden in der Konzeption mitgedacht, statt Wissen pauschal für jeden zugänglich zu machen.
Mit echten Fragen testen
Nicht Demo-Fragen entscheiden über die Qualität, sondern typische Fragen aus dem tatsächlichen Arbeitsalltag.
Wo suchen Mitarbeiter heute immer wieder nach derselben Information?
Beschreiben Sie uns kurz, welches Wissen heute schwer auffindbar ist und wo es gespeichert wird. Wir schauen uns an, ob eine KI-Wissensdatenbank sinnvoll ist – oder ob eine einfachere Lösung ausreicht.
Wissenssystem besprechen
Unverbindlich. Persönliche Rückmeldung.